Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026: пошаговая инструкция для ИП и водителей
С 1 сентября 2026 года в России вступают в силу масштабные изменения в порядке оформления документов для грузоперевозок. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ переводит весь перевозочный документооборот в электронный вид. Это касается всех участников перевозок: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Для индивидуальных предпринимателей и водителей, работающих в сфере грузоперевозок, наступает новый этап — бумажные документы уходят в прошлое.
Разберем по порядку, что именно меняется, какие документы становятся электронными, как подготовиться к переходу, сколько это будет стоить и какие штрафы грозят за несоблюдение новых правил.
Какие документы переходят в электронный формат
С 1 сентября 2026 года обязательными в электронном виде становятся следующие документы:
- электронная транспортная накладная (ЭТрН);
- электронный заказ (заявка) на перевозку;
- экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка).
Что касается электронного путевого листа (ЭПЛ), здесь ситуация чуть сложнее. На данный момент и после 1 сентября 2026 года ЭПЛ не является обязательным — вы можете продолжать использовать бумажный путевой лист. Исключение составляют только перевозки маркируемой алкогольной продукции, где электронный путевой лист обязателен. Однако эксперты отмечают, что электронные путевые листы становятся практически неизбежным стандартом для работы с крупными ритейлерами, государственными заказчиками и на закрытых предприятиях.
Важное разграничение: если вы перевозите груз собственным транспортом (даже если доставка включена в стоимость товара), вам нужен только путевой лист. Если вы перевозите груз наемным транспортом или выступаете как перевозчик по договору, вам нужны и ЭТрН, и путевой лист.
Кого касаются изменения
Новые правила обязательны для всех, кто участвует в коммерческих перевозках грузов автомобильным транспортом:
- грузоперевозчиков — компаний и ИП, непосредственно осуществляющих доставку грузов;
- грузоотправителей — тех, кто инициирует перевозку;
- грузополучателей — тех, кто принимает товар;
- экспедиторов — посредников, организующих перевозку.
Если вы как ИП перевозите грузы по договору перевозки за вознаграждение, новые требования касаются вас напрямую.
Как проходит оформление электронного путевого листа
Хотя ЭПЛ пока не обязателен, понимание процесса поможет вам быть готовым к возможным изменениям. Электронный путевой лист — это цифровая версия привычной «путевки», которая создается в информационной системе, подписывается электронной подписью и хранится в электронном виде. По содержанию ЭПЛ не отличается от бумажного документа: в нем фиксируются сведения о транспортном средстве и водителе, дата и время выпуска на линию и возвращения, показания одометра, отметки о медицинском осмотре и техническом контроле.
Процесс оформления ЭПЛ выглядит следующим образом:
- Диспетчер или руководитель создает ЭПЛ в системе оператора электронного документооборота. Система автоматически подтягивает данные машины и водителя из баз.
- Механик проверяет автомобиль и ставит свою усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
- Врач проводит предрейсовый медицинский осмотр (лично или через телемедицинский терминал) и также заверяет допуск своей УКЭП.
ЭПЛ состоит из шести разделов, которые последовательно подписывают разные специалисты: титул 1 — владелец транспорта, титулы 2 и 6 — медицинский работник, титулы 3, 4, 5 — механик.
Документ формируется в системе оператора электронного документооборота и передается в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где проходит проверку и получает статус зарегистрированного. Все данные хранятся в ГИС ЭПД и доступны для проверки контролирующими органами в режиме реального времени.
Что нужно сделать для перехода на ЭПД: пошаговая инструкция
ФНС рекомендует не откладывать переход на последний день, а начать подготовку уже сейчас, чтобы заранее протестировать технологию.
Шаг 1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)
Это главное условие для работы с электронными документами. КЭП нужна вам как руководителю (индивидуальному предпринимателю) для подписания документов. Если подпись будут ставить сотрудники (например, диспетчеры или логисты), необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
Шаг 2. Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД
Оператор — это организация, которая предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. Выбирать нужно из реестра аккредитованных Минтрансом операторов. Отдельно регистрироваться в ГИС ЭПД не нужно — вся работа строится через сервис оператора.
Шаг 3. Настроить доступ для сотрудников
Предоставьте доступ к сервису для сотрудников, назначьте администратора и при необходимости подключите водителей.
Шаг 4. Протестировать систему
До 1 сентября оформите несколько тестовых перевозок в электронном виде, чтобы выявить и исправить возможные ошибки.
Сколько стоят нововведения
Стоимость перехода на ЭПД для малого бизнеса остается доступной. При годовом объеме до 600 документов расходы составят 3-4 тысячи рублей. Тарифы операторов — от 5 до 7 рублей за один документ.
Для сравнения: стоимость оформления одного бумажного документа, по оценкам Минтранса, составляет около 700 рублей. Электронный аналог обходится примерно в 15 рублей. К этому добавляются расходы на обслуживание принтеров, покупку картриджей и зарплату курьеров.
Таким образом, переход на электронный документооборот не только обязателен по закону, но и экономически выгоден.
Какие штрафы грозят за отсутствие электронных документов
С 1 сентября 2026 года отсутствие обязательных электронных перевозочных документов приравнивается к их отсутствию вовсе. Это прямой путь к наложению штрафа по статье 12.31.1 КоАП РФ, где индивидуальные предприниматели приравнены к юридическим лицам.
Размеры штрафов:
- за отсутствие путевого листа или обязательных отметок в нем: от 500 рублей на водителя до 30 000 рублей на ИП или юридическое лицо;
- за выпуск транспортного средства без предрейсового медицинского осмотра: 5 000 рублей на должностное лицо и 30 000 рублей на юридическое лицо;
- за отсутствие электронной транспортной накладной (ЭТрН): по разным данным, штрафы могут достигать 1 миллиона рублей для юридических лиц, а для незарегистрированных экспедиторов — начинаться от 100 тысяч рублей.
Кроме того, налоговые органы могут не признать расходы на топливо и обслуживание автомобиля, что приведет к доначислению налога и дополнительным штрафам по статье 120 НК РФ.
Что делать прямо сейчас
Подготовку к переходу на электронные перевозочные документы лучше начать уже сегодня. Вот план действий:
- Получите КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре, если у вас ее еще нет.
- Выберите оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса и заключите с ним договор.
- Настройте доступ для сотрудников, которые будут работать с электронными документами.
- Проведите тестовые рейсы с оформлением электронных документов, чтобы отладить процесс до 1 сентября.
Эксперты предупреждают: из-за высокой концентрации складов в Московской области спрос на подключение к системе резко вырастет в августе. Не откладывайте подготовку на последний месяц — рискуете не успеть.
Преимущества перехода на ЭПД
Помимо обязательности по закону, переход на электронные документы дает ряд практических выгод:
- Экономия на бумаге и курьерах. Стоимость одного электронного документа в десятки раз ниже бумажного.
- Ускорение оплат. Не нужно отправлять бумажный оригинал накладной. Все участники видят один документ, взаиморасчеты ускоряются. В среднем срок оплаты сокращается на 20 календарных дней.
- Безопасность хранения. Электронные документы хранятся в ГИС ЭПД и у оператора. Никаких потерянных папок, забытых бумаг или утерянных документов. Любой документ можно найти за 30 секунд по реквизитам.
- Снижение запросов от контролеров. Проверяющие получают прямой доступ к документам в электронном виде.
Вместо заключения
С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные, заказы-заявки и экспедиторские документы уходят в прошлое. Для водителей это означает, что вместо стопки бумаг при себе нужно иметь смартфон с приложением оператора ЭДО, где хранятся все электронные документы. Для ИП — необходимость получить электронную подпись, подключиться к оператору и настроить процесс обмена документами.
Переход на электронные перевозочные документы — это не просто требование закона, а возможность сделать бизнес более эффективным, прозрачным и защищенным от штрафов. Готовьтесь заранее, и 1 сентября не застанет вас врасплох.
Компания «Возчик» всегда готова помочь вам с перевозкой любых грузов. Мы следим за изменениями в законодательстве и работаем в строгом соответствии с новыми требованиями. Если у вас остались вопросы по оформлению документов или вы хотите заказать перевозку — обращайтесь, мы всегда на связи.